Soms ontdek je dat je processen niet helemaal waterdicht zijn. En soms is dat juist ontzettend leuk. 😉 Procesoptimalisatie in de kinderopvang is belangrijk. Maar een ervaring uit mijn tijd als mede-eigenaar van kinderopvang 10forKIDS leerde me dat niet ieder gat in een proces meteen gedicht hoeft te worden.
Op een van onze locaties hadden we een boodschappenlijstje hangen aan de binnenkant van een kastdeur. Pedagogisch professionals konden daarop hun wensen noteren voor de collega die de boodschappen bestelde. Een aantal BSO-kinderen had het lijstje ontdekt. En die zagen hun kans schoon. Met hun allermooiste handschrift voegden ze allerlei lekkers toe aan de boodschappenlijst. Dingen die ze zelf natuurlijk héél graag wilden hebben. De collega die verantwoordelijk was voor de boodschappen bestelde alles keurig mee. En toen de boodschappen werden bezorgd, was het feest op de BSO! De kinderen hadden de grootste lol. En wij uiteindelijk ook. Want ja, ons systeem bleek niet helemaal waterdicht.
Wat zegt zo’n moment eigenlijk?
Natuurlijk hadden we kunnen concluderen dat het boodschappenproces beter moest worden ingericht. Dat het lijstje niet meer toegankelijk mocht zijn voor kinderen of dat er een extra controle nodig was voordat de bestelling werd geplaatst. En vanuit procesmatig oogpunt zou dat misschien nog best logisch zijn geweest.
Maar wat mij van dit moment vooral is bijgebleven, is iets heel anders. Hoe fijn is het als kinderen zich zó thuis voelen op de opvang dat ze dit soort kattenkwaad durven uit te halen? Dat ze zich vrij voelen, grapjes maken en de pedagogisch professionals af en toe in de maling durven nemen. Net zoals ze dat thuis bij hun ouders zouden doen. Want achter dat ondeugende boodschappenlijstje zat misschien wel iets veel belangrijkers dan een proces dat niet helemaal goed werkte. Een groep kinderen die zich op hun gemak voelde.
Procesoptimalisatie in de kinderopvang: wat wil je behouden?
In mijn werk kijk ik regelmatig naar processen die slimmer, efficiënter of duidelijker kunnen worden ingericht. En vaak is daar ook alle reden toe. Maar ik denk dat we binnen organisaties soms zo gewend raken aan het signaleren en oplossen van knelpunten, dat we vergeten om onszelf eerst een andere vraag te stellen: Wat willen we eigenlijk behouden? Want niet alles wat afwijkt van de afgesproken werkwijze, is automatisch iets wat je moet voorkomen.
Soms zit de kracht van een organisatie juist in de ruimte die er is voor spontaniteit, eigen initiatief en een beetje improvisatie. Ook bij organisatieontwikkeling hoeft niet alles vooraf vast te liggen. Soms begint verandering juist met een kleine eerste stap. Dat betekent natuurlijk niet dat afspraken vrijblijvend zijn of dat processen er niet toe doen. Zeker binnen de kinderopvang zijn duidelijke afspraken en een veilige omgeving essentieel. Maar goede processen moeten het werk en de mensen ondersteunen. Niet andersom.
Goede processen zijn geen doel op zich
In de kinderopvang besteden we terecht veel aandacht aan kwaliteit, veiligheid, pedagogisch beleid en de manier waarop we onze organisaties inrichten. Maar hoe een kind de opvang ervaart, laat zich niet volledig vastleggen in processen of protocollen. Dat zit ook in de kleine, alledaagse momenten. In de vrijheid om jezelf te zijn, in het vertrouwen dat je een grapje kunt maken, in de vanzelfsprekendheid waarmee je je onderdeel voelt van een groep. Juist die momenten vertellen soms meer over de sfeer op een locatie dan welk beleidsdocument dan ook.
En misschien geldt dat niet alleen voor de kinderopvang. Ook binnen andere organisaties is het de moeite waard om je af en toe af te vragen of alles wat we proberen te organiseren, controleren en verbeteren daadwerkelijk bijdraagt aan wat we belangrijk vinden. Want uiteindelijk is een goed ingericht proces geen doel op zich. Het moet bijdragen aan een organisatie waarin mensen prettig kunnen werken en waarin klanten, ouders én kinderen zich thuis voelen.
En eerlijk? Ik hoop dat die boodschappenlijstjes nooit helemaal waterdicht worden. 😉
